Elke dag inspireren, leren en innoveren.

Kennisflow; praktische kennisdeling.

Kennisflow; praktische kennisdeling.

Kennisflow is de manier waarop de kennis in een organisatie zich verspreid onder zijn mensen. In organisaties wordt vaak op eilandjes gewerkt: er worden aannames gedaan over elkaar en de communicatie tussen kantoor en de werkplaatsmedewerkers verloopt stroef. De oplossing klinkt zo makkelijk: overleg met elkaar en leer van en met elkaar om tot een excellente uitvoering te komen. Maar dat is niet altijd makkelijk! Waarom zou je energie steken in het optimaliseren van de kennisflow in je organisatie?

Veel bedrijven maken de mooiste producten en die komen via de tekentafel uit bij een vakman of -vrouw die het product moet gaan maken. De collega’s hebben er alle vertrouwen in dat deze collega zich er wel mee redt: “We kopen een nieuwe machine, laten die installeren en dan kun je ermee aan de slag”. Of: “Er is een nieuw product, maar je hebt al vele soortgelijke producten gemaakt, dus daar red jij je wel mee!”

De stap die eigenlijk eerst genomen zou moeten worden is om de medewerkers te leren hoe ze met die nieuwe machine of dat nieuwe product moeten werken, of hoe ze het moeten maken. Een investering is vaak al duur genoeg en die moet zich zo snel mogelijk terug gaan verdienen, maar als de mensen niet met die investering om kunnen gaan, dan blijft de schoen wringen en blijft de winst achter op wat die geweest had kunnen zijn.

Kennisflow kan je zien als leren op de werkplek, projectmatig werken en de ‘plan-do-check-act’ cyclus in één. Het is een praktische manier van werken, die het doel heeft om kennis tedelen en te verbeteren. In veel bedrijven is het nog niet zo gebruikelijk om in projectteams samen te werken of om kennis te delen, of om actief met elkaar te evalueren.

In het kort:

Werkplekleren is een actief proces van leren van en met elkaar op de werkvloer om kennis breder inzetbaar te maken. Medewerkers leren van elkaar en worden flexibeler inzetbaar.
Projectmatig werken is werken aan een afgebakend thema met een vast team van mensen volgens vooraf vastgelegde doelen en afspraken.
Plan-do-check-act is een evaluatiecyclus waarbij werk wordt gepland, uitgevoerd, het werk en de aanpak worden geëvalueerd om vervolgens in verbeterde variant opnieuw uit te voeren.

Ik hoor je al denken: dit is dus een nieuwe naam voor iets dat allang bestaat? Misschien wel, maar in veel bedrijven is het nog niet zo gebruikelijk om in projectteams samen te werken, noch om kennis te delen, noch om actief met elkaar te evalueren. Het toepassen van drie bewezen methoden in één keer kan dan veel opleveren.

Hoe ziet dat er in de ideale situatie uit?
In de organisatie werken verschillende afdelingen samen tot het opleveren eindproduct, allen met hun eigen specialisme, verantwoordelijkheden en taken. Wanneer niet ál deze afdelingen worden betrokken bij bepaalde ontwikkelingen waarmee ze wél te maken gaan krijgen dan ontstaat er – zoals bij elke verandering – weerstand, chaos en onbegrip.

Door te werken in projectteams die de organisatie als geheel vertegenwoordigen komt alle kennis samen. Ieder heeft een aandeel in het projectteam vanwege zijn eigen specialisme en ieder kan vanuit die rol kennis halen en brengen. De achtergrond, doelstelling, aanpassing, voorbereiding en uitvoering worden vóóraf stapsgewijs besproken. Hiermee is er gelijk gedurende de daadwerkelijke uitvoering een aanspreekpunt voor elke vraag. De verantwoordelijkheid ligt bij de juiste persoon en daarmee bij de juiste afdeling.

Nadat het project in de praktijk is uitgevoerd wordt in het projectteam geëvalueerd. Vanuit elke betrokken afdeling worden goede- en verbeterpunten genoemd om het gehele proces te verbeteren.

Om resultaat te behalen uit deze aanpak is een toegewijde projectleider nodig die – niet gehinderd door enige kennis – vragen moet stellen om de situatie duidelijk te krijgen. Elke stap moet zijn doorgenomen en besproken, toegelicht en vastgelegd. Gebeurt dit niet, dan zal deze hele aanpak niet het resultaat geven zoals van tevoren verwacht. Ook is er tijd nodig om het proces te laten slagen; de aanhouder wint!

Er zijn nog meer voordelen van deze manier van werken: kennisflow zorgt voor betrokkenheid en autonomie van medewerkers. Vertrouw op de kennis van je mensen, betrek ze bij de ontwikkeling van nieuwe producten én laat ze zichzelf ontwikkelen door in een breder perspectief te denken. Medewerkers worden ingezet op hun ervaring, inzicht en specialisme en voelen zich daardoor gewaardeerd.

Kortom, door kennisflow in te zetten wordt heel praktisch kennis gedeeld, op een manier die voordeel heeft voor het hele bedrijfsproces. Daarnaast worden medewerkers beloond door hun kennis en kunde in te zetten om de uiteindelijke uitvoering soepel te laten verlopen.

Binnen de hele organisatie ontstaat er meer inzicht in elkaars werk en weet men elkaar te vinden. Dit bindt en boeit mensen, laat kennis groeien en draagt bij aan de toekomstbestendigheid van jouw organisatie.

Vragen?

We gaan graag verder in op de inhoud van dit artikel. Stuur ons een berichtje!